NAWACITAPOST.COM - Anggota Komisi C DPRD Kota Surabaya, Herlina Harsono Njoto, menyoroti masih belum maksimalnya penerapan sistem paperless di lingkungan Pemerintah Kota (Pemkot) Surabaya. Menurutnya, meski digitalisasi arsip telah berjalan di sejumlah dinas, penggunaan dokumen fisik masih mendominasi pola kerja birokrasi.
Dalam evaluasinya, Herlina menyebut kebiasaan mencetak laporan untuk keperluan rapat justru bertentangan dengan semangat efisiensi yang selama ini digaungkan pemerintah kota. “Wis digital, tapi kertase isih numpuk nang meja. Padahal tujuan paperless itu kan biar kerja makin efisien dan ramah lingkungan,” ujarnya, Rabu (10/12/2025).
Ia menilai, optimalisasi sistem digital seharusnya mampu menekan kebutuhan anggaran untuk kertas, tinta, hingga biaya penyimpanan arsip fisik. Menurutnya, proses administrasi yang masih berjalan ganda—digital dan manual—membuat efektivitas kerja menjadi tidak maksimal. “Kalau semua masih dicetak, ya ngapain ada sistem digitalisasi? Ini soal mindset,” tambahnya.
Herlina mengakui bahwa pengarsipan digital di Surabaya sebenarnya sudah cukup maju. Namun, ia menyayangkan karena banyak OPD yang tetap mempertahankan arsip fisik sebagai langkah tambahan. “Digitalisasi arsip sudah jalan, tapi ya separo-separo. Kadang masih dobel, ada file digitalnya tapi tetep dicetak juga buat arsip fisik,” paparnya.
Menurutnya, penggunaan format digital seperti PDF mestinya bisa menjadi standar pelaporan antarinstansi. Selain praktis, dokumen elektronik dinilai lebih cepat diakses, mudah dibandingkan, dan tidak membutuhkan ruang penyimpanan besar. “Kalau semua laporan dalam bentuk PDF, enak dibaca, gampang dibandingkan, dan nyimpennya tinggal klik. Nggak perlu map numpuk sampai lemari penuh,” lanjutnya.
Politisi Partai Demokrat itu juga menekankan bahwa pemanfaatan teknologi bukan sekadar inovasi, melainkan langkah penting menjaga lingkungan dan penggunaan anggaran yang lebih bijak. “Kalau serius, anggaran buat kertas, tinta, printer, bisa ditekan. Sekalian bantu jaga lingkungan, wong sumber daya alam kita juga terbatas,” ucap mantan Ketua Komisi A DPRD Surabaya tersebut.
Ia berharap Pemkot Surabaya dapat memperkuat budaya kerja digital secara menyeluruh di seluruh organisasi perangkat daerah (OPD). Herlina menegaskan bahwa transformasi digital seharusnya menghadirkan administrasi pemerintahan yang lebih cepat, efisien, dan transparan.
“Kita ini kota besar, mestinya bisa jadi contoh. Digitalisasi itu bukan gaya-gayaan, tapi cara kerja sing cerdas dan isok ngirit,” tegasnya. Ia meminta Pemkot tidak hanya melakukan digitalisasi di permukaan, namun memastikan perubahan pola kerja terjadi hingga level paling bawah.
Herlina menambahkan, konsistensi penerapan paperless akan menjadi tolok ukur keseriusan Surabaya dalam mendorong modernisasi birokrasi. Ia menegaskan bahwa DPRD akan terus memantau implementasi tersebut ke depan.
