Tidak otomatis setiap keterlambatan menjadi kesalahan kontraktor. Harus diperiksa penyebabnya melalui dokumen pemesanan, jadwal produksi, jadwal pengiriman, komunikasi dengan PPK, kondisi lapangan dan klausul kontrak.
Jangan sampai terjadi kondisi risiko berada di hulu, tetapi sanksinya jatuh di hilir.
Kontrak payung sendiri tidak harus menjadi kambing hitam. Instrumen ini tetap dapat memberikan manfaat berupa agregasi kebutuhan, standardisasi material, efisiensi administrasi dan daya tawar harga.
Yang harus dibenahi adalah manajemen kapasitasnya.
Pemkot tidak cukup bertanya kepada penyedia, “Berapa harga Anda?” Pemerintah juga harus mengetahui berapa kapasitas produksi per hari, kemampuan armada, stok siap kirim, lead time dan kemampuan menghadapi lonjakan permintaan.
Pemkot juga idealnya memiliki dashboard pasokan material yang menunjukkan stok, kapasitas produksi, pesanan masuk, antrean serta realisasi pengiriman setiap penyedia.
Dengan sistem tersebut, persoalan tidak baru diketahui ketika kontraktor sudah berada di lapangan dan pekerjaan mulai mengalami deviasi.
Hal yang tidak kalah penting adalah sinkronisasi antara lead time material dan deadline proyek.
Sebelum memberikan waktu 45 hari kepada kontraktor, Pemkot harus memastikan material tersedia atau dapat diproduksi dan dikirim sesuai tahapan pekerjaan. Jangan sampai proyek secara administratif memiliki waktu 45 hari, tetapi material baru tersedia pada hari ke-30 atau bahkan hari ke-40.
Kalau itu terjadi, kontraktor sebenarnya bekerja dengan waktu yang sudah tergerus sejak awal.
Karena itu, Pemkot juga perlu memiliki mekanisme yang jelas apabila penyedia kontrak payung mengalami kegagalan pasokan, baik karena keterlambatan produksi, distribusi maupun kapasitas overload.
Bukan berarti setiap keterlambatan otomatis mendapat perpanjangan waktu. Tetapi harus ada mekanisme objektif untuk membedakan keterlambatan akibat kelalaian kontraktor dengan keterlambatan yang berasal dari rantai pasok.
Pada akhirnya, pembangunan kota tidak hanya berbicara tentang berapa kilometer saluran yang dibangun atau berapa besar anggaran yang terserap.
Ada tiga ukuran yang harus bertemu: waktu, mutu dan biaya.
Harga material murah tetapi proyek terlambat tetap menimbulkan persoalan. Pekerjaan selesai cepat tetapi mutu dikompromikan juga bukan keberhasilan. Begitu pula mutu bagus tetapi biaya tidak terkendali memiliki persoalan tersendiri.
